Atualmente, é mais do que normal as pessoas utilizarem os serviços de email para fins profissionais. Mas, como não podemos estar sempre verificando as mensagens, seja por questões pontuais ou pela saída em férias, acabamos deixando as mensagens de lado e, muitas vezes, remetentes sem respostas. Pensando nisto, a Hard King elaborou um tutorial explicando, detalhadamente, como os usuários podem criar respostas automáticas no Gmail.

Como configurar respostas automáticas no Gmail (Foto: Reprodução)

O tutorial está dividido em duas partes. Na primeira, ensinamos como utilizar a “resposta automática de férias”, opção nativa do webmail, e, na segunda, ensinamos a criar uma resposta manualmente utilizando uma funcionalidade do Gmail Labs.

Opção padrão

Acessando as configurações do Gmail (Foto:
Reprodução/Ricardo Fraga)

Passo 1. Acesse a sua conta no Gmail;

Passo 2. Clique na roda dentada localizada no canto superior direito do webmail e, depois, em “Configurações”;

Passo 3. Na aba “Geral”, procure a opção “Resposta automática de férias” e marque “Resposta automática de férias ativada”;

Passo 4. No campo “Primeiro dia”, o usuário deverá informar a partir de quando as mensagens automáticas deverão ser enviadas e, caso queira estipular um prazo para que elas deixem de ser enviadas, basta marcar a opção “Termina em” e inserir a data final;

Passo 5. Em seguida, basta que o usuário preencha os campos “Assunto” e “Mensagem” com o conteúdo da mensagem que deverá ser enviada automaticamente;

Passo 6. Caso o usuário queira que somente as pessoas conhecidas recebam as mensagens automáticas, basta marcar a opção “Enviar resposta apenas às pessoas que estão nos meus Contatos”;

Passo 7. Clique em “Salvar alterações” para que as informações alteradas entrem em vigor imediatamente.

Ativando a opção nativa de resposta automática do Gmail (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

No caso da opção de resposta automática padrão do Gmail (ou “resposta automática de férias”), é importante frisar que ela tem uma peculiaridade: independente do número e da frequência com que um determinado contato envia mensagens ao usuário, o Gmail enviará a resposta automática apenas uma vez a cada quatro dias.

Opção alternativa

Passo 8. Siga as instruções dos passos 1, 2 e 3 e, depois, clique em “Labs”;

Passo 9. Localize a funcionalidade “Respostas predeterminadas” e marque a opção “Ativar”;

Passo 10. Clique em “Salvar alterações” e aguarde o Gmail recarregar;

Ativando as respostas predeterminadas no Gmail Labs (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Passo 11. Depois de salvar as alterações e aguardar o Gmail recarregar, clique em “Escrever”, localizado no canto superior esquerdo do webmail;

Passo 12. Na janela de confecção de emails, digite o conteúdo da mensagem que será enviada aos remetentes. Não precisa preencher os campos “Destinatários” e “Assunto”;

Passo 13. Depois de digitar e formatar a mensagem, clique na setinha localizada no canto inferior direito da janela de edição (1), clique na opção “Respostas predeterminadas” (2) e, depois, em “Nova resposta predeterminada…” (3). Na janela que será carregada, basta digital um nome para a nova resposta criada e clicar em “Ok”;

Criando uma resposta predeterminda (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Passo 14. Assim que salvar a resposta predeterminada, clique na setinha localizada ao lado da caixa de pesquisa do Gmail (1);

Passo 15. Para enviar a mensagem criada para todas as pessoas das quais receber uma mensagem, o usuário deverá inserir o seu próprio endereço de email no campo “Para” (2);

Passo 16. Caso queira que apenas algumas pessoas recebam a mensagem, basta inserir os endereços de email dos contatos no campo “De” (3). Havendo mais de um endereço de email, basta inserir “OR” entre eles, ficando assim: “remetente1@gmail.com OR remetente2@gmail.com OR remetente3@gmail.com”;

Passo 17. Após inserir os dados nos campos 2 e 3, basta clicar na opção “Criar filtro com estas pesquisas” (4);

Criando a resposta automática alternativa (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Passo 18. Na tela seguinte, o usuário deverá marcar a caixinha ao lado de “Enviar resposta predeterminada” (1) e, depois, clicar em “Escolher resposta predeterminada…” (2) e selecionar a resposta que acabou de criar. Depois, basta que o usuário clique em “Criar filtro” (3) para finalizar o processo.

Criando a resposta automática alternativa (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Sobre a opção alternativa, é importante ressaltar que todas as funcionalidades do Gmail Labs são experimentais e podem parar de funcionar a qualquer momento. Ao mesmo tempo em que o Google pode excluir a funcionalidade do Gmails Labs, ela pode ser “promovida” e passar a ser uma feature padrão do serviço de email.

Fonte: Tech Tudo.